Checkliste

Die „perfekte“ Kündigung

Vom richtigen Umgang mit Entlassungen

Für gewöhnlich ist nicht immer alles zu 100 % im Voraus kalkulierbar und auch die Gründe, warum man sich von einem Arbeitnehmer trennt, können verschiedenster Natur sein. Trotz alledem bleibt die Frage: Wie kann ich einen Mitarbeiter kündigen, so dass es für beide Seiten fair bleibt? Dies ist nur mit einem hohen Maß an emotionaler Intelligenz möglich.

1 WAS IST EMOTIONALE INTELLIGENZ?

Jahrelange Erfahrungen im Umgang mit der emotionalen Intelligenz haben gezeigt, dass gerade wenn es um das Übermitteln von schlechten Nachrichten geht, wir vor einer ganz besonderen Herausforderung stehen. Damit es nicht zu unangenehmen Situationen oder gar Eska- lationen kommt, ist absolutes Fingerspitzengefühl oder – anders gesagt – ein Höchstmaß an emotionaler Intelligenz gefragt.

Selbst wenn man sich als Chef oder Führungskraft auf Kündigungsgespräche perfekt vorbereitet, sich vorher fair verhält und auch rechtlich alles richtig gemacht hat, lässt sich nur schwer einschätzen, welchen Verlauf ein solches Gespräch haben wird. Es ist nicht vorhersehbar, weil der Mensch nicht kalkulierbar ist und jeder Beschäf- tigte andere Bedürfnisse und Ängste hat. Wir können niemals zu 100 % voraussagen und schon gar nicht in Zahlen berechnen, wie Menschen in solchen Situatio- nen reagieren werden, und genau aus diesem Grund haben viele Führungskräfte Hemmungen, solche Gesprä- che zu führen und würden diese Aufgabe gern weiter- geben. Doch mit einigen Vorbereitungen und den Fähig- keiten der emotionalen Intelligenz kann man diese Aufgabe erfolgreich meistern. Emotionale Intelligenz beschreibt die Fähigkeit, eigene und fremde Gefühle wahrzunehmen, zu verstehen und positiv zu beeinflussen. Es ist die Bereitschaft, Empfindungen, Emotionen, Gedanken, Motive und Persönlichkeitsmerkmale einer anderen Person zu erkennen und positiv zu lenken.

2 EHRLICHKEIT UND KONSEQUENZ IM VORFELD

Jede Führungskraft sollte, bevor Sie eine Gruppe von Menschen führt, gelernt haben, sich selbst zu führen und die eigenen Gefühle zu kontrollieren. Wer dies beherrscht, der kann Kündigungsgespräche emotional führen und gezielt in eine positive Richtung lenken. Oberste Gebote sind hierbei immer Ehrlichkeit und Fairness. Wenn Sie einem Arbeitnehmer leistungs- oder ver- haltensbedingt kündigen müssen, dann sollten Sie auf jeden Fall in den Wochen und Monaten davor Folgendes getan haben:

  • Sie haben ihrem Mitarbeiter genau die kritischen Punkte und Problematiken immer wieder sachlich gespiegelt und ihn darauf angesprochen.

  • Sie haben ihm konstruktives Feedback zu seinem Verhalten und zu seiner Leistung gegeben.

  • Sie haben ihm Hilfe angeboten, sich zu verbessern oder sich richtig zu verhalten und evtl. Fristen gesetzt.

  • Sie waren jederzeit konsequent in Ihrem Handeln

Wenn Sie also in diesem Sinne alles richtig gemacht sowie konsequent eskaliert und richtig kommuniziert haben, dann kommt das Kündigungsgespräch keineswegs überraschend für den betroffenen Kollegen; er war bereits vorgewarnt und konnte sich auf diese Situation und entsprechende Konsequenzen einstellen. Dies ist die Grundbasis.

Es ist fundamental, dass eine Kündigung stets kollegial, anständig, mit Respekt und Achtung vor dem Menschen erfolgen soll. Das wird aber nur der Fall sein, wenn Sie bereits vorher konsequent waren und sich nicht gescheut haben, Minderleistung oder Fehlverhalten klar zur Sprache zu bringen!
Anders sieht es natürlich in den übrigen Fällen aus: Gerade wenn es um betriebsbedingte Kündigungen geht, kann es auch für erfahrene und gut vorbereitete Führungskräfte durchaus unbehaglich sein, die Entlassungs- gespräche führen zu müssen – speziell dann, wenn man selbst mit der vom Topmanagement eingeschlagenen Strategie nicht oder nicht ganz übereinstimmt.
Die Emotionen, mit denen man kämpft, wenn man als angestellte Führungskraft 100 Mitarbeiter auf einmal entlassen soll und dabei die Gründe dafür nicht mittragen oder verstehen kann, können sehr belastend sein. Wichtig ist auch hier mit den Stärken und Fähigkeiten der emotionalen Intelligenz zu handeln und auf das Motto „Führen mit Herz“ zu bauen.
Man kann als Führungskraft nicht immer alles beeinflussen und hat nicht immer alles in der Hand; aber zu wissen, dass man aus seiner Sicht menschlich das Bestes gegeben hat, verschafft in solchen Gesprächen die nötige Sicherheit, die es braucht, um mit sich selbst im Reinen zu sein. Das strahlt nach außen und sorgt für die nötige Ruhe und Sachlichkeit.

3 LEITFADEN FÜR DAS KÜNDIGUNGSGESPRÄCH

Dadurch, dass man sich als Führungskraft in den Tagen und Wochen zuvor rechtlich und menschlich korrekt ver- halten und versucht hat, sich in sein Gegenüber zu ver- setzen, kann man die Dinge aus dessen Blickwinkel sehen. Das hilft, seine Sichtweise einzunehmen und die Situation aus einer anderen Perspektive heraus zu betrachten. So lässt sich auf einer sachlich-menschli- chen Ebene mit dem richtigen Maß an Mitgefühl der Gesprächsverlauf entsprechend lenken und eine Eska- lation vermeiden.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen roten Faden mit auf den Weg geben, der Sie sicher und souverän durch ein klassisches Gespräch führen soll.

1. Führen Sie das Kündigungsgespräch selbst, dies zeigt Wertschätzung

Es ist wichtig und bedeutend, dass Sie das Gespräch selbst führen und es nicht weiter delegieren, denn das wäre gegenüber ihrem Mitarbeiter respektlos und nicht wertschätzend. Er hat möglicherweise jahrelang für Sie gearbeitet, hat direkt an Sie berichtet und jetzt nehmen Sie sich nicht die Zeit, ihm die Trennung persönlich mit- zuteilen? Das wäre sehr verletzend und wirft ein schlech- tes Licht auf Sie. Aus unserer Sicht ist das Kündigungs- gespräch immer Chefsache!

2. Führen Sie das Kündigungsgespräch immer gemeinsam mit jemandem aus der Rersonal- oder Rechtsabteilung.

Sie sollten jemanden dabei haben, der arbeitsrechtliches Know-how hat und auch als Zeuge im Gespräch anwesend ist. Denn Sie wissen nicht, wie sich ein Betroffener in dieser Ausnahmesituation verhält. Solange die Dinge gut laufen, ist immer alles prima, aber gerade nach lang- jähriger Zusammenarbeit, wo zwei Parteien am Ende nachvollziehbarerweise nicht mehr einer Meinung sind, kann es schnell zum „Rosenkrieg“ kommen und der Konflikt weitere Streitigkeiten nach sich ziehen. Dies gilt es zu verhindern.

3. Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor, denn gerade in solch einer Situation müssen Sie mit allem rechnen.

In der Regel versteht es sich wohl von selbst, dass Sie vor dem Kündigungsgespräch ausführlich mit der Personalabteilung oder mit Ihrem Rechtsanwalt die recht- lichen Grundlagen geklärt haben. Wenn Sie bspw. einen Betriebsrat haben, müssen Sie das Gremium vor jeder Kündigung anhören, § 102 BetrVG. Sie haben ihm die Gründe für die Kündigung mitzuteilen. Eine ausgesprochene Kündigung, die ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats stattfindet, ist unwirksam. Deshalb sichern Sie sich juristisch vorher genau ab, wen Sie wann involvieren müssen und worauf Sie juristisch achten müssen. Sie sollten Unterlagen für das Gespräch schriftlich vorbereitet und auch im Gespräch vorliegen haben. Dinge wie Finanzen, Resturlaub, Freistellung, Zeugnis, Unter stützung bei der Neuorientierung, Pensionsansprüche etc. sollten direkt zugänglich sein.

4. Wählen Sie den richtigen zeitpunkt, damit der richtige rahmen geschaffen wird.

Ein Kündigungsgespräch sollte so früh wie möglich aus- gesprochen werden, aber möglichst nicht freitags, also kurz vor dem Wochenende. Ihr Mitarbeiter will vielleicht nach dem Gespräch einen Anwalt oder den Betriebsrat konsultieren. Das wird häufig schwierig kurz vor dem Wochenende. Das Gespräch sollte möglichst vormittags stattfinden und nicht nach einem langen anstrengenden Tag.
Sie sollten nach dem Kündigungsgespräch keine direkt angrenzenden Termine wahrnehmen müssen und sich genügend Zeit als Puffer einplanen.

5. Wählen Sie den richtigen ort, an dem Sie ungestört sind.

In einem solch sensiblen Gespräch wollen Sie nicht gestört werden. Deshalb achten Sie darauf, dass Telefone, Handys etc. abgeschaltet sind. Der Raum, in dem Sie das Kündigungsgespräch führen, sollte nicht einsehbar sein, also bitte kein vollverglastes Besprechungszimmer oder Ähnliches nutzen.

6. Kommen Sie schnell zur Sache und reden Sie nicht lange drum herum.

Gerade in dieser Situation ist keinem geholfen, wenn Sie lange um den heißen Brei reden. Nach kurzen Einleitungssätzen sollten Sie die Kündigung aussprechen. Jeglicher Smalltalk ist in einer solchen Situation nicht angebracht. Seien Sie wertschätzend, aber verwenden Sie klare Formulierungen. Es ist elementar, dass Worte wie Kündigung oder Trennung in diesem Gespräch fallen. Das Kündigungsgespräch ist auch keine Diskussionsrunde. Die Entscheidung ist gefallen! Sie sollten die Ent- scheidung natürlich gut begründen können, aber achten Sie darauf, dass Sie den Mitarbeiter nicht kränken oder sein Selbstwertgefühl angreifen.

Bei einer leistungsbedingten Kündigung fokussieren Sie sich darauf, dass die Qualifikation leider nicht mit der Aufgabe gepasst hat. Beschränken Sie sich auf die Darstellung von Fakten. Je sachlicher Sie bleiben, desto einfacher ist es, neutral zu bleiben. Versuchen Sie sich nicht dazu hinreißen zu lassen, Vergleiche mit anderen Kollegen zu ziehen.

7. Bleiben Sie menschlich und professionell.

Versuchen Sie frei von Vorurteilen und wertschätzend zu bleiben. Hier ist absolute Selbstdisziplin gefragt! Selbst wenn Sie sich über Ihren Mitarbeiter geärgert haben, bleiben Sie trotzdem professionell und fair. Auch wenn Ihnen der Betroffene aus Ihrer Sicht ungerechtfertigte Vorwürfe macht oder sich Ihnen gegenüber im Ton ver- greift.

Ihr Mitarbeiter wird emotional? Zeigen Sie dafür Verständnis. Geben Sie ihm Zeit, die Nachricht aufzunehmen. Sie haben sich schon länger mit dieser Tatsache und der Vorbereitung auf dieses Gespräch auseinandergesetzt. Für Ihr Gegenüber kam diese Nachricht vielleicht plötzlich. Lassen Sie Pausen zu, selbst wenn es unangenehm auf Sie wirkt. Eine Zeit lang zu schweigen ist vollkommen ok.

Je nachdem wie der Arbeitnehmer die Kündigung emo- tional aufnimmt, sollten Sie erwägen, die Details der Trennung in einem zweiten Gespräch mit ihm zu besprechen, also bspw. wie mit aufgelaufenen Überstunden umgegangen wird oder wie das Arbeitszeugnis formuliert werden soll. Je ruhiger und gefasster Sie bleiben, desto besser haben Sie die Situation im Griff.

8. Kommunizieren Sie die Nachricht umgehend an das restliche Team.

Zu guter Letzt teilen Sie bitte die Kündigung schnellstmöglich dem restlichen Team mit, denn die Trennung von einem Kollegen hat natürlich auch Auswirkungen auf die restliche Mannschaft. Wie eine solche Kündigung abläuft, hat großen Einfluss auf die verbleibende Belegschaft. Die restlichen Angestellten bekommen natürlich mit, dass etwas passiert ist. Als Führungskraft müssen Sie Ihrem Team deshalb möglichst zeitnah nach dem Kündigungsgespräch gegenübertreten und klar über das Ausscheiden des Kollegen informieren. Es ist wichtig, sachlich und neutral zu bleiben und nicht in Details zu gehen. Dies hält den Rahmen von Transparenz und Kommunikation im Team aufrecht und das Vertrauen zum Chef bleibt erhalten.

4 FAZIT

Das Kündigen von Mitarbeitern wird sicherlich nicht Ihre Lieblingsbeschäftigung werden und das soll es auch nicht. Wir sind uns jedoch sicher, dass Sie unter Berücksichtigung der von uns aufgeführten Punkte menschlicher ablaufen und Sie als Führungskraft mit einem besseren Gefühl herausgehen werden. Es wird Ihnen in Zukunft leichterfallen, solche Gespräche zu führen.

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